مدیریت ارتباطات در سازمان چگونه است؟

ارتباط سازمانی چیست؟

ارتباطات سازمانی (Organizational Communication) بخش جدایی ناپذیری از هر سازمان است که در ایجاد یک کسب و کار موفق نقش اساسی ایفا می کند. ارتباطات در یک شرکت، بر رفتار افراد شاغل در آن تاثیر می گذارند. ارتباطات در یک سازمان، یک مولفه مهم مدیریتی است زیرا نقش مدیریت برنامه ریزی و هدایت را به همراه دارد. افرادی که در یک سازمان کار می کنند – چه مدیران و چه کارکنان – باید از نحوۀ رفتار درست برای ایجاد یک فضای کاری خوب در سازمان آگاه باشند. ارتباطات در یک سازمان، چگونگی رفتار افراد در سازمان را نیز شکل می دهند. از طرفی، رفتار افراد در سازمان است که بر ایجاد انگیزه آن ها در دستیابی به اهداف سازمانی تاثیر می گذارد.

ارتباط سازمانی نقش اساسی در نحوۀ تعامل افراد با یکدیگر ایفا می کند. از جنبه منفی، عدم مدیریت ارتباطات ناکارآمد می تواند منجر به سوء تفاهم، عدم هماهنگی و بی کفایتی در سازمان شود. بنابراین، داشتن ارتباط موثر در سازمان برای اجرای بهینه برنامه ها و کمک به موفقیت کلی کسب و کار، ضروری است. ارتباط موثر در یک سازمان بسیار حیاتی است و این مسئله باید تحت عنوان «مدیریت ارتباط سازمانی» اجرا شود. مدیریت ارتباط سازمانی به فرآیندی گفته می شود که در آن مدیران و همکاران به انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم، افکار و ارزش های موجود در سازمان می پردازند تا به یک هدف که همان فرهنگ سازمانی اثربخش است، برسند.

یک مدیر توانمند باید از هوش هیجانی نسبتا خوبی نیز برخوردار باشد تا بتواند رفتار افراد را بهتر درک کرده و تیم و سازمانش را بهتر هدایت کند. هوش هیجانی به مجموعه ای از توانایی ها گفته می شود که به افراد کمک می کند نوع هیجانات را در خودشان یا دیگران تشخیص بدهند و با مدیریت احساسات و منطق خودشان و دیگران تصمیمات بهتری بگیرند. هوش هیجانی، یک مهارت ضروری برای توسعه و پیشرفت سازمان است که تقویت آن هم برای کارکنان هم برای مدیران موثر خواهد بود. اگر مایلید با تاثیرات هوش هیجانی در بهبود روابط اثربخش در سازمان و راهکارهای تقویت آن آشنا شوید، مطالعه مقاله را به شما پیشنهاد می کنیم.

انواع ارتباط سازمانی

کسب و کاری را در نظر بگیرید که کارکنان آن با یکدیگر ارتباط موثری ندارند و جریان اطلاعات در آن وجود ندارد. به هیچ عنوان نمی توان اسم چنین جمعی را یک تیم نامید. در واقع هیچ سازمانی نمی تواند بدون ارتباط مناسب بین افراد مختلف در سازمان زنده بماند. چهار نوع مختلف ارتباطات سازمانی وجود دارند. برخی از سازمان ها فقط از یک نوع ارتباطی پیروی می کنند، در حالی که برخی دیگر ترکیبی از انواع ارتباطات را دنبال خواهند کرد. اجازه دهید ابتدا انواع مختلف ارتباطات که در یک سازمان بین افراد برقرار می شود را بیاموزیم تا از تاثیر آن ها بر سازمان مطلع شویم:

1- ارتباط رسمی (Formal Communication)

ارتباطات رسمی یکی از رایج ترین انواع ارتباط سازمانی است که در اکثر کسب و کارها اجرا می شود. ارتباطات رسمی از طریق کانال های ارتباطی از پیش تعیین شده توسط مدیران و کارکنان صورت می گیرد. ارتباطات رسمی بیشتر در سازمان هایی صورت می گیرند که دارای «ساختار سازمانی سلسله مراتبی» هستند. در چنین سازمان هایی، کارکنان نمی تواند مستقیماً با مدیریت عالی ارتباط برقرار کند و ارتباط بین آن ها از طریق مدیران میانه صورت می گیرد.

2- ارتباط غیررسمی (Informal Communication)

این نوع ارتباط سازمانی، نقطه مقابل ارتباطات رسمی است. ارتباطات غیررسمی از طریق کانال های رسمی صورت نمی گیرند. سازمان هایی که از ارتباطات غیررسمی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند، هیچ کانال ارتباطی از پیش تعریف شده ای ندارند. این بدان معناست که ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان، می تواند از طریق مجاری ارتباطی متعددی انجام شود. علاوه بر این، سازمان هایی که از ارتباطات غیررسمی استفاده می کنند، ساختار سلسله مراتبی مناسبی ندارند. همۀ کارکنان شاغل در چنین سازمان هایی، در یک سطح در نظر گرفته می شوند.

3- ارتباط عمودی (Vertical communication)

ارتباطات رسمی را می توان به دو دسته ارتباط عمودی و ارتباط افقی تقسیم کرد. ارتباط عمودی نوعی ارتباط است که بین مدیران و زیردستان برقرار می شود. ارتباط عمودی را می توان بیشتر به صورت ارتباط عمودی به سمت بالا و ارتباط عمودی به سمت پایین تقسیم کرد.

در ارتباطات عمودی رو به بالا، ارتباطات از مدیران به زیردستان صورت می گیرد. در حالی که ارتباط عمودی رو به پایین، از زیرمجموعه ها به مدیران آن ها صورت می گیرد.

4- ارتباط افقی (Horizontal Communication)

نوع دیگر ارتباطات در یک سازمان، ارتباط افقی است. این نوع ارتباط بین افرادی برقرار می شود که در یک سطح کار می کنند. مثلاً کارکنان با کارکنان و مدیران با مدیران. با این که این شیوه ارتباطی به افزایش روحیه کمک می کند اما ممکن است عدم وجود همبستگی باعث آسیب های مختلفی به سازمان شود.

در یک سازمان افراد و گروه های مختلفی با تجربه، سن و شخصیت های متفاوت با یکدیگر همکاری می کنند. ایجاد ارتباط سازنده و نتیجه بخش بین این بخش ها و تیم های مختلف در یک سازمان، نیازمند راهکارها و تاکتیک های مخصوص به خود است. مقاله ، به شما روش هایی را آموزش می دهد که بتوانید بین افراد مختلف، از تازه کارها و تازه فارغ التحصیلان تا پرسنل با تجربه سازمان همکاری بهتری برقرار کنید. پیشنهاد می کنیم این مقاله را در مجله بوکاپو مطالعه کنید.

اهمیت مدیریت ارتباط سازمانی

اگر اهمیت ارتباطات سازمانی را نادیده بگیرید، واقعاً توانایی سازمان خود را برای موفقیت کور کرده اید! بیایید عمیق تر به اهمیت ارتباط سازمانی بپردازیم و بررسی کنیم که چگونه ارتباطات تاثیر قابل توجهی در موفقیت سازمان دارند:

تعهد شغلی

به بیان ساده، تعهد کارکنان بدین معناست که چگونه کارکنان یک سازمان در هر شرایطی بر وظیفه موردنظر خود تمرکز می کنند و تلاش کنند خروجی مورد نظر را استخراج کنند. فراتر از فداکاری که می تواند با تعهد مرتبط باشد، تعامل مستقیماً با احساس ارزشمند بودن در ارتباط است.

مطمئن ترین راه برای کمک به کارکنان این است که نحوه ارتباط با آن ها را کشف کنید. کلماتی که استفاده می کنید، لحن صدای شما و نحوۀ پاسخ به مسائل کارکنان می تواند بر میزان تعهد آنها تاثیر بگذارد. با اعمال شیوه های ارتباطی که به کارکنان کمک می کند احساس ارزشمند بودن کنند، می توانید خلاقیت کارکنان را بیدار کنید تا موفقیت سازمان را تضمین کرده باشید.

رضایت مشتری

رضایت مشتری عبارت است از میزان رضایت مشتری از یک سازمان که شامل خدمات، محصول یا تعاملات مثبت است. همانطور که همه می دانیم، رضایت مشتری برای بقاء و موفقیت سازمان بسیار مهم است. شما می توانید بهترین محصول یا خدمات را داشته باشید اما اگر مشتری احساس کند که سازمان شما برای او ارزش قائل نیست، خیلی سریع سراغ رقبای دیگر بازار می شود.

مشتریان وقتی راضی می شوند که تعاملات آن ها با سازمان حس ارزشمند بودن را به آنها منتقل کند. گاهی ممکن است محصول یا خدمات نامناسب مشتری را ناراحت کند اما شیوه تعامل شما با نارضایتی مشتری و تلاش برای بهبود و جبران کاستی ها، می تواند او را یه چرخه فروش بازگرداند.

کتاب منتقدانت را در آغوش بگیر اثر جی بائر، نکات ارزشمندی را درباره نحوه برخورد با نارضایتی مهم ترین مهره های یک سازمان، یعنی مشتریان بیان می کند. با مطالعه این کتاب می آموزید چگونه از شکایات مشتریان برای توسعه و پیشرفت سازمانتان استفاده کنید.

 فواید ارتباط سازمانی

1– به آگاهی بیشتر کارکنان کمک می کند: کارکنان اهدافی که برای آنها مشخص شده و روشی که برای دستیابی به این اهداف مورد استفاده قرار می گیرد را درک خواهند کرد. به آن ها نه تنها تکنیک های رسیدن به موفقیت گفته می شود بلکه بازخورد هایی نیز برای بهبود کارشان ارائه خواهند شد. ارتباطات سازمانی به روشن شدن شبهات یا سوء تفاهم ها در محیط کاری کمک می کند.

2– در یک سازمان نقش منبع اطلاعات را ایفا می کند: اطلاعات از طریق ارتباطات به کارکنان منتقل می شوند. این اطلاعات به کارکنان در تصمیم گیری های مهم کمک می کنند زیرا داشتن این اطلاعات به آن ها یک روش عملی جایگزین برای انجام یک کار خاص می دهد.

3– برای معاشرت ضروری است: از طریق ارتباط، کارکنان در شرکت با یکدیگر معاشرت می کنند. همچنین اجتماعی شدن برای ایجاد پیوندهای قوی بین کارکنان و رشد یک سازمان ضروری است. کارکنان با ارتباط قوی در مقایسه با کارکنان با ارتباط ضعیف، نگرش مثبت تری به موفقیت سازمان دارند.

5– نقش مهمی در فرآیند کنترل ایفا می کند: نقش مدیران این است که به زیر دستان خود راهنمایی دهند و از آن ها بازخورد بگیرند. ارتباطات سازمانی موثر این وظایف را بهتر می کند. زیردستان می توانند وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند. هنگامی که با کارکنان ارتباط خوبی برقرار می شود، آنها می توانند مشکلات را به راحتی با مدیران در میان بگذارند.

منبع : لرنوین