خلاصه کتاب SharePoint 2016 به زبان ساده ( نویسنده کن ویتی، روزماری ویتی )

کتاب SharePoint 2016 به زبان ساده اثر کن ویتی و روزماری ویتی، راهنمایی جامع برای درک قابلیت های SharePoint 2016 است. این کتاب، پیچیدگی های پلتفرم شیرپوینت را به زبانی شیوا و قابل فهم برای تمامی کاربران، از مبتدی تا مدیران IT، تبیین می کند.

در دنیای کنونی کسب وکار، مدیریت مؤثر اطلاعات و تسهیل همکاری تیمی از اهمیت حیاتی برخوردار است. پلتفرم هایی نظیر مایکروسافت شیرپوینت 2016، ابزارهایی قدرتمند برای دستیابی به این اهداف فراهم می آورند. سازمان ها، چه در مقیاس کوچک و چه بزرگ، برای بهینه سازی فرآیندهای داخلی، مدیریت اسناد و افزایش بهره وری کارکنان، به یک پورتال وب مرکزی نیازمندند. شیرپوینت 2016 به عنوان یکی از پیشروترین راهکارهای مایکروسافت، این امکان را فراهم می کند که افراد سازمان در یک فضای یکپارچه به تبادل اطلاعات بپردازند، پروژه ها را مدیریت کنند و به شکلی مؤثر به اهداف مشترک دست یابند. کتاب SharePoint 2016 به زبان ساده با رویکردی عملی و کاربردی، مسیر یادگیری این سیستم گسترده را هموار می سازد. این اثر ارزشمند، به خواننده کمک می کند تا بدون نیاز به پیش زمینه قبلی، به درکی عمیق از معماری، قابلیت ها و مزایای SharePoint 2016 دست یابد و آن را در سازمان خود به کار گیرد. این خلاصه، به عنوان یک نقشه راه سریع، مهم ترین نکات و مفاهیم کلیدی کتاب را ارائه می دهد تا مخاطبان بتوانند به سرعت با توانمندی های شیرپوینت 2016 آشنا شده و ارزش افزوده این پلتفرم را برای سازمان خود درک کنند.

بخش اول: شروع کار با SharePoint 2016 – آشنایی با دنیای شیرپوینت

مایکروسافت SharePoint به عنوان یک پلتفرم جامع برای همکاری، مدیریت محتوا و ایجاد پورتال های سازمانی شناخته می شود. درک مفاهیم اولیه و کارکردهای اساسی آن، نخستین گام برای بهره برداری مؤثر از این سیستم است. این بخش، به معرفی کلی SharePoint 2016، تفاوت های آن با نسخه های قبلی و آشنایی با محیط کاربری آن می پردازد.

SharePoint 2016 چیست و چه کاربردی دارد؟

SharePoint 2016 یک پلتفرم نرم افزاری تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و به سازمان ها امکان می دهد تا اطلاعات، اسناد و برنامه های کاربردی خود را مدیریت و به اشتراک بگذارند. کاربردهای شیرپوینت 2016 بسیار گسترده بوده و شامل مدیریت اسناد و فایل ها با قابلیت نسخه بندی، ایجاد سایت های تیمی برای همکاری پروژه ها، ساخت پورتال های سازمانی برای دسترسی به اطلاعات کلیدی، و همچنین ابزارهایی برای مدیریت وظایف و فرآیندهای کسب وکار می شود. این نسخه از SharePoint با تمرکز بر بهبود تجربه کاربری، امنیت و سازگاری با محیط های ابری، مزایای قابل توجهی را نسبت به نسخه های پیشین خود ارائه می دهد. برای کاربران جدید، درک قابلیت های اساسی شیرپوینت، مانند کتابخانه های اسناد و لیست ها، نقطه ی شروعی برای بهره وری از آن محسوب می شود. از مزایای شیرپوینت می توان به افزایش کارایی، کاهش هزینه های عملیاتی و بهبود ارتباطات داخلی اشاره کرد.

شیرپوینت آنلاین: دسترسی از هر کجا

یکی از مهم ترین تحولات در اکوسیستم SharePoint، معرفی و توسعه SharePoint Online به عنوان بخشی از مجموعه Office 365 است. این مدل، دسترسی به قابلیت های قدرتمند SharePoint را بدون نیاز به زیرساخت های سرور محلی و پیچیدگی های نگهداری آن فراهم می کند. شیرپوینت آنلاین به کاربران امکان می دهد تا از هر کجا و با هر دستگاهی، به اسناد و اطلاعات خود دسترسی داشته باشند و به همکاری بپردازند. تفاوت های کلیدی بین SharePoint On-Premise (نصب شده در محل سازمان) و SharePoint Online شامل موارد زیر است:

• مدیریت و نگهداری: در SharePoint Online، مایکروسافت مسئولیت نگهداری، به روزرسانی و امنیت زیرساخت را بر عهده دارد، در حالی که در نسخه On-Premise، تمامی این وظایف بر دوش تیم IT سازمان است.
• مقیاس پذیری: SharePoint Online به راحتی می تواند مقیاس پذیری را بر اساس نیازهای سازمان فراهم کند، بدون اینکه نیازی به سرمایه گذاری سخت افزاری اضافی باشد.
• دسترسی: قابلیت دسترسی از طریق اینترنت و دستگاه های مختلف، انعطاف پذیری بیشتری را برای تیم های دورکار و پراکنده جغرافیایی ایجاد می کند.
• هزینه: مدل پرداخت مبتنی بر اشتراک (SaaS) در SharePoint Online، هزینه های اولیه را کاهش داده و آن را برای سازمان های کوچک تر نیز مقرون به صرفه می سازد.

آشنایی با عملکردهای اصلی SharePoint:

برای شروع کار با SharePoint 2016، آشنایی با اجزا و عملکردهای پایه ضروری است. این اجزا، بلوک های سازنده ای هستند که کاربران روزانه با آن ها سروکار دارند و امکان ذخیره سازی، سازماندهی و همکاری بر روی محتوا را فراهم می کنند:

• کتابخانه های اسناد (Document Libraries): فضاهایی برای ذخیره و مدیریت فایل ها (مانند Word, Excel, PowerPoint) با امکاناتی نظیر نسخه بندی، بررسی ورود/خروج و اشتراک گذاری.
• لیست ها (Lists): ابزارهایی برای سازماندهی اطلاعات ساختاریافته در قالب ردیف ها و ستون ها، شبیه به یک پایگاه داده ساده. انواع لیست ها شامل لیست وظایف، تقویم ها، لیست های تماس و لیست های سفارشی هستند.
• صفحات (Pages): محیط هایی برای نمایش اطلاعات و محتوا به کاربران. صفحات می توانند حاوی متن، تصاویر، ویدئوها و Web Part ها باشند.
• سایت ها (Sites): مجموعه کاملی از صفحات، لیست ها، کتابخانه ها و سایر اجزای SharePoint که برای یک هدف خاص (مانند سایت تیمی، سایت پروژه یا پورتال سازمانی) ایجاد می شوند.

آشنایی با این اجزای بنیادی، درک بهتری از نحوه کار با SharePoint 2016 را برای کاربران فراهم می آورد و پایه ای برای استفاده از قابلیت های پیشرفته تر آن می سازد.

بخش دوم: عمیق تر شدن در SharePoint 2016 – کار با اجزای اصلی

پس از آشنایی با مفاهیم اولیه، گام بعدی ورود به جزئیات اجزای اصلی SharePoint 2016 است. این بخش به بررسی عمیق تر Team Site، صفحات وب، Web Part ها و App ها می پردازد که هر یک نقش محوری در ایجاد یک محیط کاربری پویا و کارآمد دارند.

Team Site (سایت تیمی): هسته همکاری در SharePoint

Team Site شیرپوینت، به عنوان ستون فقرات همکاری در این پلتفرم، فضایی مشترک برای اعضای تیم فراهم می کند تا بر روی پروژه ها کار کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و به صورت مؤثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این سایت ها به گونه ای طراحی شده اند که با ابزارهایی نظیر کتابخانه های اسناد، لیست وظایف، تقویم ها و Newsfeed، همکاری را تسهیل کنند. مراحل ایجاد و پیکربندی یک سایت تیمی شامل:

1. ایجاد سایت: انتخاب الگوی Team Site و تعریف نام و URL سایت.
2. افزودن اعضا: دعوت از کاربران به سایت و تخصیص نقش های مناسب (مالک، عضو، بازدیدکننده).
3. پیکربندی تنظیمات: سفارشی سازی ظاهر سایت، مدیریت مجوزها و تنظیمات مربوط به همکاری.

مدیریت اعضا و مجوزها در سایت های تیمی از اهمیت بالایی برخوردار است. با استفاده از گروه های SharePoint، می توان به راحتی سطوح دسترسی مختلفی را برای کاربران تعریف کرد و اطمینان حاصل نمود که هر فرد فقط به اطلاعاتی که مجاز به دسترسی آن است، دسترسی دارد. این امر، امنیت اطلاعات را تضمین کرده و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری می کند.

صفحات وب (Web Pages): محتوای پویای شما

صفحات وب در SharePoint بستری برای نمایش اطلاعات و محتوای پویا به کاربران فراهم می آورند. می توان این صفحات را برای اهداف مختلفی مانند نمایش اخبار، اطلاعات پروژه، یا منابع آموزشی ایجاد و ویرایش کرد. SharePoint 2016 انواع مختلفی از قالب ها را برای صفحات ارائه می دهد، از جمله صفحات Wiki، صفحات Web Part و صفحات Publishing که هر کدام برای سناریوهای خاصی مناسب هستند. ویرایش صفحات به کمک رابط کاربری بصری و ابزارهای غنی ویرایش، بسیار ساده است و کاربران می توانند به راحتی متن، تصاویر، لینک ها و سایر عناصر را به صفحات خود اضافه کنند. این قابلیت، سازمان ها را قادر می سازد تا محتوای مرتبط و به روز را به شیوه ای جذاب به مخاطبان داخلی و خارجی ارائه دهند.

Web Part ها: بلوک های سازنده صفحات

Web Part شیرپوینت، اجزای ماژولار و قابل تنظیم هستند که به صفحات وب اضافه می شوند تا قابلیت های خاصی را ارائه دهند. این بلوک های سازنده، امکان انعطاف پذیری بالایی را در طراحی و سفارشی سازی صفحات فراهم می کنند. انواع Web Part ها بسیار متنوع هستند و شامل موارد زیر می شوند:

• Web Part های نمایش اسناد: برای نمایش محتوای یک سند Word یا Excel به طور مستقیم در صفحه.
• Web Part های لیست و کتابخانه: برای نمایش اطلاعات از لیست ها و کتابخانه های اسناد.
• Web Part های فید اخبار: برای نمایش آخرین اخبار و رویدادها.
• Web Part های مربوط به وظایف و تقویم: برای نمایش وظایف یا رویدادهای تقویم.

با استفاده از Web Part ها، کاربران می توانند صفحات شخصی سازی شده ای ایجاد کنند که دقیقاً مطابق با نیازهایشان باشد و دسترسی سریع به اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز را فراهم آورد. این قابلیت، تجربه کاربری را بهبود بخشیده و کارایی را افزایش می دهد.

SharePoint 2016 به عنوان یک پلتفرم یکپارچه، با ارائه ابزارهای قدرتمند مدیریت محتوا و همکاری، سازمان ها را در مسیر تحول دیجیتال یاری می رساند و امکان ایجاد فضایی منعطف و قابل دسترس برای تبادل دانش و افزایش بهره وری را فراهم می آورد.

App ها (برنامه ها): توسعه قابلیت های SharePoint

در SharePoint، مفهوم App به معنای برنامه های کوچک و قابل نصبی است که قابلیت های موجود SharePoint را گسترش می دهند. این App ها می توانند شامل لیست ها، کتابخانه ها، تقویم ها، گالری تصاویر یا حتی راهکارهای پیچیده تر باشند. هدف اصلی App ها، فراهم آوردن راهکارهای سفارشی برای نیازهای خاص سازمان بدون نیاز به توسعه کدهای پیچیده و تأثیر بر هسته SharePoint است. افزودن یک App بسیار ساده است و معمولاً از طریق Add an App در تنظیمات سایت انجام می شود. این رویکرد ماژولار، به مدیران سایت اجازه می دهد تا با انعطاف پذیری بالایی، قابلیت های سایت خود را توسعه دهند.

ایجاد یک App سفارشی: راهکارهای اختصاصی

یکی از نقاط قوت SharePoint، توانایی ایجاد Appهای سفارشی برای پاسخگویی به نیازهای منحصربه فرد سازمان است. این Appها می توانند از الگوهای موجود SharePoint (مانند لیست های سفارشی یا کتابخانه های اسناد) ساخته شوند یا به کمک ابزارهای توسعه مایکروسافت، Appهای پیچیده تری را ایجاد کرد. اصول و مراحل ساخت یک App سفارشی معمولاً شامل موارد زیر است:

1. تعریف نیاز: شناسایی نیاز خاص کسب وکار که App باید آن را برطرف کند.
2. انتخاب الگو: استفاده از الگوهای موجود SharePoint (مانند Custom List یا Document Library) به عنوان پایه.
3. سفارشی سازی: افزودن ستون ها، نماها (Views) و تنظیمات خاص به App برای مطابقت با نیازها.
4. طراحی رابط کاربری: در صورت نیاز، طراحی فرم ها و صفحات سفارشی برای بهبود تجربه کاربری.

این رویکرد، به سازمان ها این امکان را می دهد که بدون سرمایه گذاری زیاد در توسعه نرم افزار، راهکارهای اختصاصی خود را بر بستر SharePoint ایجاد کنند.

مشاهده و مدیریت داده ها در App ها

پس از ایجاد یک App، مرحله بعدی مشاهده و مدیریت مؤثر داده های موجود در آن است. SharePoint ابزارهای قدرتمندی برای فیلتر کردن، مرتب سازی و سازماندهی اطلاعات در Appها فراهم می کند. کاربران می توانند نماهای (Views) سفارشی ایجاد کنند تا فقط اطلاعات مرتبط با خود را مشاهده کنند. به عنوان مثال، در یک لیست وظایف، می توان نمایی ایجاد کرد که فقط وظایف اختصاص یافته به کاربر فعلی را نمایش دهد یا وظایف با اولویت بالا را برجسته کند. این قابلیت ها، به کاربران کمک می کند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کرده و بر روی مهم ترین مسائل تمرکز کنند.

بخش سوم: مدیریت و پیکربندی SharePoint 2016 – از یک کاربر به یک مدیر

تسلط بر SharePoint 2016 فراتر از استفاده از قابلیت های کاربر نهایی است؛ شامل درک عمیق تنظیمات مدیریتی و پیکربندی های پیشرفته نیز می شود. این بخش، راهنمایی برای تبدیل شدن از یک کاربر عادی به یک مدیر کارآمد SharePoint ارائه می دهد که قادر به کنترل و بهینه سازی محیط شیرپوینت سازمان خود باشد.

تنظیمات سایت: قلب کنترل SharePoint شما

بخش تنظیمات سایت (Site Settings) در SharePoint، مرکز کنترل هر سایت محسوب می شود و به مدیران امکان می دهد تا جنبه های مختلف سایت را مدیریت کنند. این تنظیمات شامل موارد گسترده ای از جمله:

• مدیریت مجوزها و کاربران: تعیین اینکه چه کسی به چه بخش هایی از سایت دسترسی دارد و چه کاری می تواند انجام دهد.
• تغییر الگوهای سایت: اعمال قالب ها و طرح بندی های مختلف برای سایت.
• مدیریت ویژگی های سایت (Site Features): فعال یا غیرفعال کردن قابلیت های خاص SharePoint.
• تنظیمات ظاهری: تغییر تم، لوگو و سایر عناصر بصری سایت.
• تنظیمات پیشرفته: شامل تنظیمات مربوط به جستجو، مدیریت محتوا و امنیت.

درک کامل این تنظیمات، برای اطمینان از عملکرد صحیح و ایمن سایت SharePoint ضروری است. مدیران باید به طور منظم این بخش را بررسی کرده و اطمینان حاصل کنند که تنظیمات مطابق با سیاست های سازمانی و نیازهای کاربران است.

پیکربندی Site Navigation (ناوبری سایت): هدایت کاربران

یک ناوبری سایت (Site Navigation) کارآمد و شهودی، از عوامل کلیدی در تجربه کاربری مثبت در SharePoint است. ناوبری خوب به کاربران کمک می کند تا به سرعت و به راحتی به محتوای مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند. مدیران سایت می توانند منوهای اصلی، منوهای فرعی و لینک های سریع را پیکربندی کنند. طراحی منوهای منطقی با استفاده از اصطلاحات واضح و طبقه بندی مناسب محتوا، به کاربران کمک می کند تا در ساختار پیچیده شیرپوینت گم نشوند. همچنین، می توان لینک های ناوبری را بر اساس گروه های کاربری شخصی سازی کرد تا هر کاربر فقط لینک های مرتبط با نقش خود را مشاهده کند.

SharePoint Features (ویژگی ها): فعال سازی قابلیت های پنهان

SharePoint دارای مجموعه ای از ویژگی ها (Features) است که قابلیت های اضافی را به سایت ها یا مجموعه سایت ها اضافه می کنند. این ویژگی ها می توانند از طریق صفحه تنظیمات سایت فعال یا غیرفعال شوند. برخی از این ویژگی ها به صورت پیش فرض فعال هستند، در حالی که برخی دیگر نیاز به فعال سازی دستی توسط مدیر دارند. درک ماهیت هر ویژگی و تأثیر آن بر عملکرد سایت، برای مدیران SharePoint حیاتی است. به عنوان مثال، فعال کردن Document Versioning در یک کتابخانه اسناد، به کاربران اجازه می دهد تا نسخه های قبلی اسناد را ردیابی و بازیابی کنند. مدیریت صحیح این ویژگی ها، به مدیران امکان می دهد تا عملکرد سایت را مطابق با نیازهای خاص سازمان توسعه دهند و از منابع سیستمی بهینه تر استفاده کنند.

تغییر Look and Feel سایت: برندینگ و زیبایی شناسی

ظاهر و احساس (Look and Feel) یک سایت SharePoint نقش مهمی در پذیرش کاربران و هماهنگی با برند سازمانی دارد. SharePoint 2016 ابزارهایی برای سفارشی سازی ظاهر سایت، شامل تغییر تم ها، رنگ ها، فونت ها، لوگو و طرح بندی صفحات، ارائه می دهد. این امکانات به سازمان ها اجازه می دهد تا سایت SharePoint خود را به گونه ای شخصی سازی کنند که با هویت بصری شرکتشان سازگار باشد. همچنین، می توان تم های سفارشی ایجاد کرد و آن ها را در سراسر مجموعه سایت ها اعمال نمود. یک طراحی بصری جذاب و سازگار، نه تنها زیبایی شناسی سایت را افزایش می دهد، بلکه حس حرفه ای گری و اعتماد را در کاربران تقویت می کند.

تامین امنیت سایت SharePoint: محافظت از اطلاعات

امنیت در SharePoint یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران است، زیرا این پلتفرم اغلب حاوی اطلاعات حساس و حیاتی سازمان است. تأمین امنیت سایت SharePoint شامل مجموعه ای از بهترین شیوه ها برای مدیریت مجوزها، گروه های کاربری و سطوح دسترسی است. اصول کلیدی در این زمینه عبارتند از:

• مدیریت مجوزها (Permissions): تعیین اینکه کاربران چه عملیاتی (مشاهده، ویرایش، حذف) را می توانند بر روی آیتم ها، لیست ها، کتابخانه ها و سایت ها انجام دهند.
• گروه های SharePoint: استفاده از گروه ها برای سازماندهی کاربران و تخصیص مجوزها به صورت گروهی، که مدیریت را ساده تر می کند.
• وراثت مجوزها: درک نحوه وراثت مجوزها از سایت والد به زیرسایت ها و از کتابخانه ها به اسناد، و چگونگی شکستن این وراثت در صورت نیاز.
• سطوح دسترسی (Permission Levels): استفاده از سطوح دسترسی استاندارد (مانند Full Control, Edit, Read) یا ایجاد سطوح دسترسی سفارشی.

پیاده سازی یک مدل امنیتی قوی و بازبینی منظم آن، برای محافظت از اطلاعات سازمان در برابر دسترسی های غیرمجاز و حفظ انطباق با مقررات امنیتی ضروری است.

بخش چهارم: SharePoint 2016 در عصر شبکه های اجتماعی و موبایل

با پیشرفت فناوری و تغییر الگوهای کاری، SharePoint 2016 نیز خود را با نیازهای جدید سازمان ها تطبیق داده است. این بخش به بررسی قابلیت های SharePoint در زمینه مدیریت پروفایل شخصی، شبکه های اجتماعی داخلی و دسترسی از طریق دستگاه های موبایل می پردازد.

مدیریت پروفایل شخصی و محتوای شما (My Site)

My Site در SharePoint، یک فضای شخصی برای هر کاربر است که به او امکان می دهد پروفایل خود را مدیریت کند، اسناد شخصی را ذخیره و سازماندهی کند و با سایر همکاران ارتباط برقرار کند. این قابلیت به کاربران کمک می کند تا:

• پروفایل کاربری: اطلاعات شخصی، تخصص ها، پروژه ها و مهارت های خود را به اشتراک بگذارند. این کار، یافتن متخصصان در سازمان را تسهیل می کند.
• کتابخانه اسناد شخصی (OneDrive for Business): فضایی برای ذخیره اسناد کاری که هنوز آماده اشتراک گذاری عمومی نیستند.
• Newsfeed شخصی: دنبال کردن فعالیت های همکاران و دریافت به روزرسانی ها مربوط به پروژه های مورد علاقه.

My Site نقش مهمی در افزایش همکاری فردی و کشف استعدادها در سازمان ایفا می کند و به هر کاربر یک هاب شخصی برای مدیریت کار و ارتباطات خود می دهد.

شبکه های اجتماعی در SharePoint: افزایش تعامل

SharePoint 2016 قابلیت های اجتماعی متعددی را برای بهبود ارتباطات داخلی و افزایش تعامل در سازمان ارائه می دهد. این ویژگی ها، محیطی شبیه به شبکه های اجتماعی رایج را در فضای سازمانی ایجاد می کنند:

• Newsfeed: یک فید خبری مرکزی که در آن کاربران می توانند پست بگذارند، نظرات خود را بیان کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و فعالیت های همکاران را دنبال کنند.
• دنبال کردن (Following): کاربران می توانند افراد، اسناد، سایت ها و تگ های خاص را دنبال کنند تا از آخرین به روزرسانی های مرتبط مطلع شوند.
• برچسب گذاری (Tagging): استفاده از برچسب ها برای دسته بندی محتوا و تسهیل جستجو.

این قابلیت ها، ارتباطات سازمانی را از حالت سلسله مراتبی خارج کرده و به سمت یک مدل شبکه ای و باز سوق می دهند، که منجر به افزایش نوآوری و اشتراک دانش می شود.

SharePoint Mobile: دسترسی همیشه و همه جا

در دنیای امروز که کار از راه دور و دسترسی از طریق دستگاه های موبایل اهمیت فزاینده ای یافته است، SharePoint 2016 بهینه سازی هایی را برای دسترسی از طریق گوشی های هوشمند و تبلت ها ارائه می دهد. این بهینه سازی ها شامل:

• نمایش واکنش گرا (Responsive Design): صفحات SharePoint به گونه ای طراحی شده اند که به صورت خودکار با اندازه صفحه نمایش دستگاه های مختلف سازگار شوند.
• اپلیکیشن های موبایل: مایکروسافت اپلیکیشن های رسمی SharePoint را برای iOS و Android ارائه می دهد که تجربه کاربری بهینه تری را برای دسترسی به سایت ها، اسناد و لیست ها فراهم می کنند.
• قابلیت های آفلاین: برخی از قابلیت ها به صورت آفلاین نیز قابل دسترسی هستند، که امکان ادامه کار را حتی بدون اتصال به اینترنت فراهم می کند.

این امکانات، انعطاف پذیری کارمندان را افزایش داده و به آن ها اجازه می دهد تا از هر کجا و در هر زمانی به اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند، که در نهایت به افزایش بهره وری و چابکی سازمانی منجر می شود.

بخش پنجم: مدیریت محتوای سازمانی پیشرفته با SharePoint

SharePoint 2016 فراتر از یک ابزار ساده برای ذخیره اسناد عمل می کند و قابلیت های پیشرفته ای برای مدیریت محتوای سازمانی (ECM) ارائه می دهد. این بخش به بررسی نحوه اشتراک گذاری، تایید، جستجو، بایگانی و خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با محتوا می پردازد.

اشتراک گذاری و تایید محتوا: فرآیندهای منظم اسناد

مدیریت کارآمد اسناد در SharePoint شامل قابلیت های پیشرفته ای برای اشتراک گذاری امن و فرآیندهای تایید محتوا است. این قابلیت ها تضمین می کنند که اسناد صحیح در زمان مناسب به دست افراد مجاز می رسند و چرخه عمر آن ها به درستی مدیریت می شود:

• نسخه بندی (Versioning): SharePoint به طور خودکار نسخه های مختلف اسناد را ذخیره می کند، که امکان ردیابی تغییرات و بازگشت به نسخه های قبلی را فراهم می آورد. این امر از از دست رفتن اطلاعات جلوگیری کرده و امکان همکاری ایمن را فراهم می کند.
• بررسی ورود/خروج (Check In/Check Out): این قابلیت تضمین می کند که فقط یک کاربر در هر زمان می تواند سند را ویرایش کند و از تضاد در ویرایش ها جلوگیری می کند.
• فرآیندهای تایید (Approval Workflows): برای اسناد حساس یا مهم، می توان فرآیندهای تایید خودکار تعریف کرد که سند باید توسط یک یا چند نفر تأیید شود تا نهایی گردد.
• اشتراک گذاری امن: با استفاده از سطوح دسترسی دقیق، می توان تعیین کرد که چه کسی به یک سند یا پوشه دسترسی دارد و آیا می تواند آن را ویرایش یا فقط مشاهده کند.

این فرآیندها به سازمان ها کمک می کنند تا مدیریت محتوای خود را به شکلی منظم و کنترل شده انجام دهند.

جستجوی قدرتمند (Search): یافتن سریع آنچه نیاز دارید

یکی از قابلیت های محوری SharePoint، سیستم جستجوی قدرتمند آن است که کاربران را قادر می سازد به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را در حجم عظیمی از داده ها پیدا کنند. جستجوی SharePoint نه تنها متن داخل اسناد را ایندکس می کند، بلکه فراداده (Metadata) مرتبط با آن ها را نیز در نظر می گیرد. ویژگی های کلیدی جستجو عبارتند از:

• جستجوی جامع: امکان جستجو در تمامی سایت ها، کتابخانه ها، لیست ها و حتی محتوای شبکه های فایل خارجی.
• فیلترهای پیشرفته: کاربران می توانند نتایج جستجو را بر اساس نوع سند، تاریخ، نویسنده یا فراداده های سفارشی فیلتر کنند.
• مرتبط سازی نتایج: الگوریتم های جستجو، نتایج را بر اساس ارتباط آن ها با کلمات کلیدی جستجو شده و میزان اهمیت محتوا رتبه بندی می کنند.
• نمایش پیش نمایش: امکان مشاهده پیش نمایش اسناد و فایل ها به طور مستقیم در نتایج جستجو.

بهره گیری مؤثر از قابلیت های جستجوی پیشرفته SharePoint، به کاربران کمک می کند تا زمان کمتری را صرف یافتن اطلاعات کرده و زمان بیشتری را به کارهای اصلی خود اختصاص دهند.

بایگانی اسناد و رکوردها: انطباق و نگهداری

مدیریت چرخه عمر اسناد و نگهداری سوابق (Records Management) از جنبه های حیاتی برای انطباق با قوانین و مقررات، و همچنین حفظ دانش سازمانی است. SharePoint 2016 ابزارهایی را برای مدیریت بایگانی اسناد و رکوردها ارائه می دهد:

• مراکز رکورد (Records Centers): سایت های ویژه ای برای بایگانی اسنادی که به عنوان رکورد قانونی یا تاریخی طبقه بندی می شوند.
• سیاست های نگهداری (Retention Policies): تعریف قوانینی برای مدت زمان نگهداری اسناد و نحوه برخورد با آن ها پس از انقضای دوره نگهداری (مثلاً حذف خودکار یا انتقال به آرشیو).
• طبقه بندی محتوا: استفاده از انواع محتوا (Content Types) و فراداده برای طبقه بندی دقیق اسناد و اعمال سیاست های نگهداری متناسب.

این قابلیت ها به سازمان ها کمک می کنند تا الزامات قانونی و نظارتی را رعایت کرده و در عین حال، به شکلی سازمان یافته از اطلاعات خود نگهداری کنند.

گردش کار (Workflow): اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار

گردش کار (Workflow) در SharePoint به معنای اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار است. با استفاده از Workflowها می توان وظایف تکراری و فرآیندهای دستی را خودکارسازی کرد، که منجر به افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود زمان پاسخگویی می شود. SharePoint 2016 امکان طراحی و پیاده سازی Workflowهای مختلفی را فراهم می کند، از جمله:

• Workflowهای تایید اسناد: برای فرآیند تایید و بازبینی اسناد.
• Workflowهای جمع آوری بازخورد: برای دریافت نظرات از چندین نفر.
• Workflowهای سفارشی: امکان ایجاد Workflowهای پیچیده تر با استفاده از ابزارهایی مانند SharePoint Designer یا Microsoft Flow (اکنون Power Automate) برای اتوماسیون فرآیندهای خاص سازمانی.

استفاده از Workflowها، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را استانداردسازی کرده و اطمینان حاصل کنند که کارها به شیوه صحیح و در زمان مقرر انجام می شوند.

بخش ششم: Office 365 و SharePoint Online – گستره ای بی کران

ادغام SharePoint با Office 365، به ویژه با تمرکز بر SharePoint Online، پتانسیل های جدیدی را برای سازمان ها باز کرده است. این بخش به بررسی قابلیت های SharePoint Online برای ایجاد وب سایت های عمومی و پورتال های مشتریان می پردازد.

ایجاد یک وب سایت عمومی با SharePoint Online

SharePoint Online، به سازمان ها این امکان را می دهد که علاوه بر پورتال های داخلی، وب سایت های عمومی خود را نیز میزبانی و مدیریت کنند. این قابلیت، به ویژه برای کسب وکارهای کوچک و متوسط که به دنبال راه اندازی سریع یک وب سایت حرفه ای هستند، بسیار مفید است. راهنمای استفاده از SharePoint Online برای طراحی وب سایت های عمومی شامل مراحل زیر است:

• انتخاب الگو: استفاده از الگوهای وب سایت عمومی موجود یا سفارشی سازی آن ها.
• طراحی و برندینگ: اعمال تم ها، لوگو و طرح بندی های سازگار با برند شرکت.
• مدیریت محتوا: ایجاد صفحات، اضافه کردن متن، تصاویر و ویدئوها به راحتی.
• یکپارچگی با ابزارهای Office 365: استفاده از قابلیت های دیگر Office 365 برای بهبود وب سایت.

با استفاده از SharePoint Online، می توان به سرعت یک وب سایت عمومی ایجاد کرد و آن را بدون نیاز به دانش برنامه نویسی عمیق، مدیریت نمود.

ساخت یک پورتال مشتریان در SharePoint Online

پورتال مشتریان در SharePoint Online، فضایی اختصاصی برای مشتریان یا شرکای تجاری سازمان فراهم می کند تا به اطلاعات مرتبط، اسناد، و ابزارهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند. این پورتال ها می توانند برای اهدافی نظیر پشتیبانی مشتری، تبادل اسناد پروژه، یا ارائه آموزش ها استفاده شوند. نکات و مراحل راه اندازی چنین پورتالی شامل:

• تعیین نیازها: شناسایی نوع اطلاعات و خدماتی که قرار است به مشتریان ارائه شود.
• طراحی ساختار: ایجاد یک سایت SharePoint جدید و طراحی سلسله مراتب صفحات و کتابخانه ها.
• مدیریت دسترسی خارجی: پیکربندی دسترسی های امن برای کاربران خارج از سازمان و اطمینان از اینکه هر مشتری فقط به محتوای مربوط به خود دسترسی دارد.
• سفارشی سازی رابط کاربری: طراحی پورتال با توجه به نیازهای مشتریان و برند سازمان.

ایجاد پورتال سازمانی SharePoint برای مشتریان، به بهبود روابط، افزایش رضایت و تسهیل فرآیندهای همکاری با آن ها کمک شایانی می کند.

بخش هفتم: مباحث ده گانه SharePoint – توصیه ها و تکنیک ها

این بخش، خلاصه ای از مهم ترین مباحث، توصیه ها و تکنیک ها را برای بهره برداری حداکثری از SharePoint 2016 ارائه می دهد، که برگرفته از تجربیات نویسندگان کتاب و بهترین شیوه های عملی است.

ده مبحث داغ SharePoint: نگاهی به ترندها و آینده

اکوسیستم SharePoint همواره در حال تحول است. درک مباحث داغ و ترندهای جدید، برای مدیران و کاربران پیشرفته ضروری است. این مباحث شامل:

1. ادغام عمیق تر با Microsoft Teams برای همکاری تیمی.
2. تمرکز بر اتوماسیون فرآیندها با Power Automate (قبلاً Microsoft Flow).
3. استفاده از Power Apps برای ساخت اپلیکیشن های سفارشی بدون کد.
4. نقش هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در جستجوی محتوا و شخصی سازی تجربه کاربری.
5. افزایش امنیت و انطباق با مقررات (Compliance) در محیط های ابری.
6. توجه به تجربه کاربری (UX) و طراحی بصری مدرن.
7. اهمیت فراداده (Metadata) برای سازماندهی و جستجوی مؤثر محتوا.
8. توسعه مدل های هیبریدی (ترکیب On-Premise و Online).
9. مدیریت داده های بزرگ و تحلیل آن ها با ابزارهای Power BI.
10. توسعه راهکارهای خاص صنعت بر بستر SharePoint.

ده راه برای حفظ کنترل با Governance (حاکمیت): مدیریت پایدار

Governance یا حاکمیت در SharePoint، مجموعه ای از سیاست ها، نقش ها و فرآیندهایی است که برای مدیریت، کنترل و بهینه سازی استفاده از SharePoint در یک سازمان طراحی می شود. حاکمیت قوی، پایداری، امنیت و کارایی بلندمدت پلتفرم را تضمین می کند:

1. تعریف نقش ها و مسئولیت ها: مشخص کردن دقیق وظایف هر فرد در مدیریت SharePoint.
2. سیاست های ایجاد سایت: تعیین قوانینی برای ایجاد سایت های جدید.
3. مدیریت ذخیره سازی و محتوا: سیاست هایی برای حجم فایل ها، نوع محتوا و نگهداری آن ها.
4. سیاست های امنیتی و مجوزها: راهنمایی های جامع برای اعطای دسترسی ها.
5. برندینگ و سفارشی سازی: تعریف استانداردها برای ظاهر و احساس سایت ها.
6. آرشیو و حذف محتوا: فرآیندهای روشن برای مدیریت چرخه عمر محتوا.
7. آموزش کاربران: اطمینان از آگاهی کاربران از بهترین شیوه ها.
8. پشتیبان گیری و بازیابی: برنامه ریزی برای حفاظت از داده ها.
9. مانیتورینگ و گزارش دهی: رصد عملکرد و استفاده از SharePoint.
10. بررسی و به روزرسانی منظم: تطبیق حاکمیت با نیازهای در حال تغییر سازمان.

ده راه برای تبدیل شدن به یک استاد SharePoint: گام های عملی

برای تبدیل شدن به یک متخصص واقعی در SharePoint، ترکیبی از دانش نظری و تجربه عملی لازم است. این توصیه ها برای کاربران و مدیرانی که می خواهند مهارت های خود را در SharePoint ارتقا دهند، کاربردی هستند:

1. به طور مداوم یاد بگیرید: با تغییرات و به روزرسانی های SharePoint همراه باشید.
2. با قابلیت های هسته ای آشنا شوید: بر مدیریت لیست ها، کتابخانه ها و سایت ها مسلط شوید.
3. مهارت های مدیریتی خود را تقویت کنید: به تنظیمات سایت و مدیریت کاربران اشراف پیدا کنید.
4. با Web Part ها و App ها بازی کنید: یاد بگیرید چگونه با استفاده از آن ها قابلیت های جدیدی به صفحات اضافه کنید.
5. Workflow ها را اتوماسیون کنید: با استفاده از ابزارهای گردش کار، فرآیندها را خودکار کنید.
6. بر فراداده (Metadata) مسلط شوید: از فراداده برای سازماندهی بهتر محتوا استفاده کنید.
7. قابلیت های جستجو را بهینه سازی کنید: درک کنید که چگونه کاربران می توانند اطلاعات را به بهترین شکل پیدا کنند.
8. امنیت را جدی بگیرید: با دقت مجوزها و سطوح دسترسی را مدیریت کنید.
9. از جامعه SharePoint کمک بگیرید: در فروم ها و اجتماعات آنلاین فعال باشید.
10. به طور مداوم تجربه کسب کنید: با پیاده سازی پروژه های واقعی، مهارت های خود را عملی کنید.

نتیجه گیری: چرا SharePoint 2016 هنوز هم ارزش یادگیری دارد؟

با وجود نسخه های جدیدتر SharePoint و توسعه روزافزون SharePoint Online، نسخه 2016 همچنان پلتفرمی قدرتمند و ارزشمند برای بسیاری از سازمان ها، به ویژه آن هایی که زیرساخت های On-Premise را ترجیح می دهند، محسوب می شود. قابلیت های جامع آن در مدیریت اسناد، همکاری تیمی، اتوماسیون فرآیندها و ایجاد پورتال های سازمانی، آن را به ابزاری حیاتی برای افزایش بهره وری و سازماندهی اطلاعات تبدیل کرده است. درک عمیق این نسخه، نه تنها به مدیران IT و کاربران پیشرفته کمک می کند تا بهترین استفاده را از زیرساخت های موجود خود ببرند، بلکه پایه ای محکم برای مهاجرت به نسخه های جدیدتر یا SharePoint Online فراهم می آورد. کتاب SharePoint 2016 به زبان ساده با رویکردی گام به گام و کاربردی، همچنان منبعی عالی برای یادگیری و تسلط بر این پلتفرم است و به افراد کمک می کند تا پتانسیل کامل آن را در جهت اهداف سازمانی خود به کار گیرند. یادگیری شیرپوینت 2016 به معنای سرمایه گذاری بر روی مهارت هایی است که در اکوسیستم مایکروسافت، همچنان پرتقاضا و ارزشمند باقی مانده اند.

درباره نویسندگان (کن ویتی، روزماری ویتی) و مترجم (سعید حامدیان اصفهانی)

کتاب SharePoint 2016 به زبان ساده ثمره تجربه و دانش دو متخصص برجسته در زمینه مایکروسافت شیرپوینت است:

کن ویتی (Ken Withee): کن ویتی یک متخصص فناوری اطلاعات، نویسنده و مشاور با تجربه چندین ساله در زمینه محصولات مایکروسافت، به ویژه SharePoint و Office 365 است. او به دلیل توانایی اش در تبیین مفاهیم پیچیده فناوری به زبانی ساده و قابل فهم برای طیف گسترده ای از مخاطبان شناخته شده است. وی نویسنده چندین کتاب پرفروش در حوزه SharePoint و سایر فناوری های مایکروسافت است و به سازمان ها در پیاده سازی و بهینه سازی راهکارهای همکاری و مدیریت محتوا یاری می رساند.

روزماری ویتی (Rosemarie Withee): روزماری ویتی نیز مانند کن ویتی، از متخصصان مجرب در حوزه فناوری اطلاعات و SharePoint محسوب می شود. او به عنوان یکی از نویسندگان کتاب، نقش مهمی در تبیین بخش های مختلف این پلتفرم داشته و با رویکردی کاربردی، به خوانندگان کمک کرده تا به سرعت با SharePoint 2016 آشنا شوند. تجربه وی در آموزش و مشاوره، به نگارش اثری جامع و در عین حال قابل درک کمک کرده است.

سعید حامدیان اصفهانی: مترجم این اثر ارزشمند به زبان فارسی، مهندس سعید حامدیان اصفهانی، خود یکی از فعالان و متخصصان حوزه فناوری اطلاعات در ایران است. وی با سابقه کاری طولانی در زمینه سخت افزار، نرم افزار، مدیریت پروژه و سیستم های اطلاعاتی، از جمله تجربه در شرکت های بزرگ، درک عمیقی از نیازهای بازار و مخاطبان فارسی زبان دارد. سوابق تحصیلی و تجربی وی در حوزه هایی مانند شبکه های کامپیوتری و مدیریت پروژه، به او این امکان را داده است که مفاهیم تخصصی کتاب را با دقت و روانی به فارسی برگرداند و اثری قابل اتکا برای جامعه فارسی زبان فراهم آورد. علاوه بر این کتاب، ایشان مترجم کتاب های دیگری همچون Putting 5S To Work و SharePoint 2016 For Dummies نیز بوده اند که نشان از تخصص و علاقه او به حوزه ساماندهی محیط کار و فناوری های مایکروسافت دارد.